Het draaiboek voor een bruiloft

De trouwdag is vaak de mooiste dag van het leven van een stel. Op deze mooie dag is het handig dat alles zo verloopt zoals men van tevoren in gedachten had. Om dit te realiseren is een draaiboek iets onmisbaars. Het is een dagplanning zodat onder andere de locatie en de ceremoniemeester ervoor kunnen zorgen dat de dag gaat zoals gepland. Begin er op tijd aan want met een globaal draaiboek kunnen locaties ook realistische offertes aanbieden.

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is niet alleen handig bij een bruiloft, maar het is eigenlijk nodig voor elk evenement. Het hoeft geen compleet boek te zijn, maar er wordt duidelijk op papier gezet wat er wanneer gaat gebeuren en wie welke taak op zich neemt. Het is een hulpmiddel waarmee men kan zien hoe de dag gaat verlopen, maar ook om op de dag in de gaten te kunnen houden of alles nog volgens schema loopt. Een draaiboek is dus eigenlijk een uitgebreide planning van hoe de dag zal gaan verlopen.

Een voorlopig draaiboek

Begin op tijd met het maken van een draaiboek. Veel verloofden gaan als eerste een trouwlocatie bezoeken, maar eigenlijk kan het handig zijn om eerst een voorlopig draaiboek samen te stellen. Misschien bedenken jullie dan namelijk iets wat op bepaalde locaties helemaal niet mogelijk is. Wellicht willen jullie bijvoorbeeld een feest geven tot 2:00, maar zal de locatie om 00:00 sluiten. Met een voorlopig draaiboek kan de locatie ook een inschatting van de kosten maken. Wie weet willen jullie bij het gemeentehuis de ceremonie houden, daarna ergens anders naartoe met de gasten voor een receptie en vervolgens op een locatie barbecueën en feesten. Echter brengt het vervoer van mensen wel tijd met zich mee en als jullie het voor hun willen regelen kost het ook geld. Een bruiloft helemaal op één locatie houden is daarom eigenlijk best handig.

Hoe ziet een draaiboek er uit?

Een draaiboek kan overzichtelijk gemaakt worden in bijvoorbeeld Excel of Open Office Calc. Er is geen regel over hoe een draaiboek er verplicht uit moet zien, zolang er maar duidelijk is wat de planning zal gaan zijn. Wat u kunt doen is bijvoorbeeld links van boven naar onder alle tijden zetten, in het rijtje ernaast wat er gaat gebeuren en in een rijtje daar weer naast wie er zorgt voor de uitvoering. Hoe de dag verloopt kunt u in principe helemaal zelf invullen, hou er alleen rekening mee dat de ceremonie waarschijnlijk niet in de avond zou kunnen plaatsvinden. Hieronder ziet u een tabel die u als voorbeeld zou kunnen gebruiken:


Het is handig om er ook in te zetten wat andere mensen voor taken hebben zodat iedereen overal op tijd is. Zoals hoe laat komt de visagie in de ochtend en hoe laat gaan de eerste mensen naar de locatie om het te versieren?

Wat er nog extra in kan

In een draaiboek kunt u eventueel nog een pagina maken voor de ceremoniemeester waar bijvoorbeeld in komt te staan wat jullie wel of niet zouden willen op de bruiloft. Gasten kunnen soms met spontane spelletjes of decoraties aankomen waarop u wellicht helemaal niet zit te wachten. Als u dit op papier aangeeft en de gasten communiceren goed met de ceremoniemeester over hoe of wat, dan zal de dag niet onverwacht heel anders zijn.

Aan het draaiboek kan dan ook de gastenlijst toegevoegd worden, des te meer gegevens u heeft van de gasten des te beter. Met een e-mailadres of telefoonnummer kan de ceremoniemeester altijd nog contact met iemand opnemen. Heeft uw locatie de mogelijkheid om zowel binnen als buiten te trouwen? Maak dan eventueel twee dagplanningen zodat iedereen weet wat er zal moeten gebeuren als het begint te regenen terwijl u dacht buiten te trouwen. Dit geldt ook voor de fotolocatie, kijk naar een optie buiten, maar hou er rekening mee dat het weer tegen kan zitten en u een locatie binnen nodig heeft.

Wie wordt er bij betrokken?

In eerste instantie stelt u het draaiboek samen met uw verloofde samen. Het is uiteraard jullie dag dus jullie indeling. Echter kunnen tips wel heel erg handig zijn. De locatie kan vaak goed helpen bij het aanvullen of aanpassen van een draaiboek. De trouwlocatie heeft waarschijnlijk vaker bruiloften en hebben daardoor veel ervaring met het plannen. Daarnaast kan er ook met de fotograaf overlegd worden. Willen jullie buitenfoto's laten maken, maakt u die dan in de ochtend zodat de gasten jullie niet hoeven te missen of gaan jullie tussendoor weg waarbij de gasten een tijdje zonder jullie zijn. En wat voor licht willen jullie graag op de foto vastleggen?

Met de ceremoniemeester hoeft de planning misschien niet meer aangepast te worden, maar deze komt wellicht nog met vragen na het inzien van het draaiboek. Zorg dat de ceremoniemeester nauw betrokken wordt bij de bruiloft en dat hij bijvoorbeeld telkens als er iets verandert aan het draaiboek, de aangepaste versie toegestuurd krijgt. De ceremoniemeester zou er voor moeten zorgen dat de planning zo ook aangehouden wordt.

De dag zelf

Maak de planning in het draaiboek nooit te strak qua tijd. Op de dag zelf zou er bijvoorbeeld file kunnen staan, of het lunchen duurt net iets langer dan verwacht of wellicht hadden jullie tijd voor stukjes ingepland en duurt dat toch korter dan verwacht. Als er overal wat extra tijd bij in zit is de kans dat jullie in tijdnood komen in ieder geval wat kleiner. Niks zo vervelend als moeten stressen op de bruiloft. De ceremoniemeester zal ervoor zorgen dat de dag gaat verlopen zoals jullie het ingepland hadden.

Weddingplanner

Zien jullie het niet zitten om zelf een draaiboek te maken? Dan kunnen jullie ook een weddingplanner inhuren. Een weddingplanner zou ook naar aanleiding van jullie wensen locaties, bloemen, fotograaf enzovoorts voor jullie uit kunnen zoeken. Het scheelt een hoop tijd en de weddingplanner heeft in principe ervaring met het regelen van een bruiloft. Er zijn ook weddingplanners die u op de dag zelf ook nog als ceremoniemeester kunt inhuren.