Hoe moet je goed vergaderen?

Vergaderen is een vak apart en vaak niet de meest geliefde bezigheid. Maar als je een baan hebt, als ambtenaar of bij een bedrijf, ontkom je er vaak niet aan en moet je overleggen met andere mensen. Er zijn veel verschillende manieren om te vergaderen, en per werkgever of branche verschilt de vergadercultuur. Hoe je (toekomstige) werkgever het overleg ook heeft georganiseerd, er zijn bij formele vergaderingen een paar do's and don't's waar je je altijd maar beter aan kunt houden.

Een goede voorbereiding

• Lees de stukken. Als een vergadering professioneel is voorbereid, krijg je vooraf de agenda en alle bijbehorende stukken. Je bereidt je in ieder geval voor door alles wat je is toegestuurd door te nemen.
• Ken je rol. Ook moet je je per onderwerp op de agenda afvragen wat er van je wordt verwacht. Vergader je met andere organisaties en wordt je gezien als vertegenwoordiger of woordvoerder van jouw organisatie? Bereid je dan goed voor, en overleg vooraf met je collega's over het standpunt wat jullie innemen. Zeg tijdens de vergadering wat je samen hebt afgesproken en wijk daar niet van af. Verloopt de vergadering anders dan vooraf gepland, en weet je niet wat jouw organisatie daarvan vindt? Geef dan aan dat je hierover eerst met je achterban moet overleggen, omdat jij daar niet alleen over gaat. Wordt er van je verwacht dat je kan aangeven wat de actuele ontwikkelingen zijn? Stel je goed op de hoogte, en check nog even een uurtje voordat je naar de vergadering vertrekt de actualiteit op dat gebied.

De voorzitter is de baas

Een formele vergadering kent een voorzitter. Dat is de persoon die verantwoordelijk is voor het verloop van de vergadering, het leiden van de discussie, er voor zorgt dat alle punten binnen de gegeven tijd worden afgehandeld, etc. Tijdens de vergadering houd je je aan wat de voorzitter zegt. Zegt de voorzitter dat een punt nu wordt afgesloten, dan kan je wel nog een vraag stellen of voorstel doen voor de verdere procedure (Kunnen we het de volgende keer dan nog een keer agenderen, kunnen we over de mail onze standpunten gedetailleerd uitwisselen, etc), maar je stopt met de inhoudelijke discussie.

Houd je aan de agenda

De agenda is de volgorde van alle punten die jullie samen tijdens de vergadering bespreken. Het is natuurlijk de bedoeling dat je goed oplet, en steeds weet welk punt er aan de beurt bent, en wat jouw inbreng bij dat punt is. Heb je een punt dat je graag tijdens de vergadering wilt bespreken, en staat het niet op de agenda? Vraag nadat de voorzitter de vergadering heeft geopend en de agenda doorneemt, of het onderwerp kan worden toegevoegd aan de agenda. De voorzitter besluit of dat wel of niet gebeurt. Misschien is er geen tijd, of is het overleg niet het juiste platform om iets te bespreken. Het behoeft geen betoog dat als je een onderwerp zelf tijdens de vergadering nog op de agenda plaatst, jij dan het woord krijgt van de voorzitter en dat je kort en helder moet kunnen aangeven waarom je het onderwerp daar wilt bespreken en wat je van de andere leden van het overleg verwacht.

En natuurlijk ga je niet:

Fluisterend overleggen met je buurman
Even een opmerking of vraag fluisterend uitwisselen mag, maar alleen kort en het mag de andere mensen niet storen. Wil je tijdens de vergadering toch onderling iets meer gedetailleerd bespreken, dat niet kan wachten en van belang is voor de rest van de vergadering? Vraag even een time out aan de voorzitter om even bilateraal te overleggen.

Telefoneren
Een mobiel die afgaat is storend, maar als je de oproep dan ook nog beantwoord, dan ben je verkeerd bezig. Verwacht je een belangrijk telefoontje tijdens het overleg, en kan het niet worden uitgesteld? Breng vooraf de voorzitter op de hoogte dat je een telefoontje verwacht, zet je mobiel op stil en loop de vergaderzaal uit om het gesprek te voeren.

Andere dingen zitten doen
Je bent uitgenodigd voor de vergadering omdat je er een rol hebt en je bent er heen gegaan om die rol uit te voeren. Ga daarom niet tijdens de vergadering iets anders doen omdat je je verveelt of omdat je denkt dat dat interessant staat. Ook als is het even saai, houd je aandacht bij de vergadering en ga niet iets anders doen. Daarmee beledig je de anderen en zet jezelf een beetje voor gek.

Tenslotte

Bereid je goed voor, gedraag je netjes tijdens de vergadering en doe wat de voorzitter vraagt. Dan zet jij je beste beentje voor en doe je er alles aan om de vergadering effectief en efficiënt te houden.