Geef je tijd de waarde die het verdient

Dat klinkt wellicht vreemd, want de meeste mensen proberen goed met hun tijd om te gaan. Zoveel mogelijk dingen te doen (soms te veel!) en dus delen we onze uren uitermate efficiënt in. Maar als we even iets verder kijken dan is die tijd wellicht efficiënt, maar helemaal niet zo effectief. Daarbij komt ook direct de vraag op of we dan wel met de juiste dingen bezig zijn en ook daarvoor geldt dat we steeds kritischer worden … en terecht.

Indelen van activiteiten

Besten, Mc Closkey maar ook Covey verdelen alle activiteiten in 4 kwadranten en het is relatief eenvoudig om zelf hetgeen je doet in deze kwadranten in te delen en daarna de “eindafrekening” op te maken. Ze geven allemaal in termen een iets andere draai aan de genoemde zaken, maar komen op hetzelfde neer.

• 1 = Urgent en belangrijk
• 2 = Belangrijk maar niet urgent
• 3 = Onbelangrijk maar urgent (lijkt zo!)
• 4 = Onbelangrijk en niet urgent

Als we deze 4 kwadranten verder uit gaan spitten komen we tot het volgende:

Urgent en belangrijk

Als iets én urgent én belangrijk is, dan heeft het vaak te maken met een acute situatie, een crisis, een vriend in nood of zware deadlines die gehaald moeten worden.

Belangrijk maar niet urgent

De lange(re) termijn komt hier om de hoek, bezinning op de toekomst, planning en investeren in mensen.

Onbelangrijk maar urgent (lijkt zo!)

Dit is een ietwat misleidende, want het lijken zaken die urgent zijn … maar zijn ze dit wel? Je MOET immers je e-mailbox en je social network bijhouden, toch? Of als je ergens mee bezig bent, moet je jezelf onderbreken voor … whatever en onaangekondigd bezoek moet je gastvrij ontvangen, toch?

Onbelangrijk en niet urgent

Zaken die soms wel eens prettig zijn, maar er absoluut niet toe doen. Gewoon wat zappen voor televisie of niet gericht surfen over het internet. Omgaan met mensen die eigenlijk energievreters zijn en de roddelblaadjes lezen.

Herkennen van patronen

We weten allemaal dat het roddelblaadje lezen of het zappen voor televisie soms, om de gedachten op ‘nul’ te kunnen zetten, erg prettig zijn. Het misleidende van onbelangrijk maar wel (ogenschijnlijk) urgente zaken, wil nog wel eens roet in het eten gooien. Want we weten dat de e-mailbox volstroomt en als we iedere keer het envelopje zien, moeten we die leegmaken … toch? Nee, want je kunt ook je e-mail even uitzetten op je computer, doorgaan waar je mee bezig was en vanuit je planning op een later tijdstip je e-mail beantwoorden. Niets aan de hand!

Het urgente en belangrijke zaken pakken we over het algemeen nog wel goed op, want de situatie ontstaat nu en dus moet je handelen. Je vriend belt in nood of je ziet een kind vallen. Die deadline die gehaald moet worden etc. Maar met name het belangrijke maar niet urgente, valt vaak tussen wal en schip. Immers, plannen maken voor de toekomst kan morgen ook en bezinnen over waar je nu mee bezig bent en of dat wel het juiste is, is niet iets wat je per se vandaag moet doen. Zaken waarvan we wel weten dat het goed is ze te doen, maar die ook met het grootste gemak vooruitgeschoven worden.

Wat te doen?

Het klinkt gemakkelijk om te zeggen dat je moet investeren. Investeren in het tweede kwadrant, want dat is wat je het eenvoudigst vooruit schuift. Maar dat is het wel en dat doe je door je alles wat je zoal doet en zou moeten doen, nog een op te schrijven. Vervolgens in te delen in eerder genoemde categorieën.
De kans is zeerwel aanwezig dat er relatief weinig in het tweede kwadrant terug te vinden is. En dus een nieuwe planning maken en wat te schrappen van het derde en vierde kwadrant. Daarbij hoef je niet je hele planning om te gooien, want het moet wel reëel en handelbaar blijven. Maar door zelf de indeling te maken, heb je ook zwart op wit dat er zaken bij zitten die niet hoeven of zelfs overbodig zijn. Geen tijd … is eigenlijk nooit een excuus, en toon je nu zelf aan.

Investeren

Investeren is niet een uurtje navelstaren, maar kan ook concreet zijn. De een maakt een moodboard (als hij/zij het nog niet concreet kan benoemen) en de ander zet in enkele stappen op papier wat hij/zij als belangrijk(ste) in het leven ziet. Je rol in het geheel, je rol naar de belangrijke mensen in je leven en wat je zou doen als je wist dat je nog maar kort te leven had.

Waarbij voor alles geldt dat iets volgtijdelijk moet verlopen en vaak ook tijd nodig heeft. Covey noemt het de wet van de boerderij, t.w.:

• ploegen
• zaaien
• bemesten
• bewateren
• oogsten

Zo werkt uiteindelijk alles in het leven!