Hoe is een ministerie opgebouwd?

Op t.v. en in de krant wordt vaak gesproken over ministeries. En als je in Den Haag woont, zie je grote kantoorgebouwen met daarop namen als Ministerie van Buitenlandse Zaken, Justitie en Verkeer en Waterstaat. Wat gebeurt er nou in zo’n ministerie, en wie heeft het er voor het zeggen? In dit artikel lees je in vogelvlucht hoe een ministerie in elkaar zit en wie de belangrijkste spelers zijn. Niet ieder ministerie is hetzelfde, maar alle ministeries hebben wel een vergelijkbare structuur. De belangrijkste onderdelen en spelers zijn:

De Secretaris Generaal

De Secretaris Generaal, de SG, is de baas van een ministerie. Elk ministerie heeft er één. De SG gaat over alle onderwerpen die ‘zijn’ Minister onder zich heeft. Hij is een belangrijk algemeen adviseur van de Minister, omdat hij het overzicht heeft en de samenhang met onderwerpen uit andere ministeries goed kan overzien. De SG wordt ondersteunt door het Bureau SG, een stafbureau dat alle stukken die tussen de Minister en zijn ambtenaren heen en weer gaan, bewaakt op voortgang, prioriteit en inhoudelijke samenhang. In het stafbureau worden dagelijks tientallen, en soms wel honderden stukken globaal bekeken en doorgestuurd naar de Minister, of weer terug naar de afdeling of ambtenaar die het geschreven heeft. Elk stuk dat teruggaat naar een ambtenaar is door de Minister voorzien van opmerkingen en vragen. Vaak gaan die stukken een paar keer heen en weer, voordat een brief of nota naar de Tweede Kamer of een organisatie wordt toegestuurd.
De SG is daarnaast ook nog verantwoordelijk voor het functioneren van het ministerie als geheel, en voor alles wat het personeel aangaat. Voor de personeelszaken van een ministerie is vaak een hele directie opgericht. Deze directie maakt het personeelsbeleid, en is verantwoordelijk voor het uitbetalen van de ambtenaren.

De Directeur Generaal (Directoraat Generaal)

De Directeur Generaal staat aan het hoofd van een Directoraat-Generaal. Zowel de Directeur Generaal (de persoon) als het Directoraat-Generaal (de organisatie) wordt afgekort met DG. Binnen een Directoraat Generaal wordt een groot aantal onderwerpen ondergebracht met een inhoudelijke samenhang. De DG is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid op al die terreinen. De DG bereidt belangrijke keuzes voor en stelt inhoudelijke adviezen op voor de minister. De DG is daarmee rechtstreeks gesprekspartner voor de minister en geldt als belangrijkste inhoudelijk adviseur, terwijl de SG meer een algemene, generalistische inbreng heeft. Elk Ministerie heeft een paar DG’s. Bij Verkeer en Waterstaat heb je bijvoorbeeld het DG Vervoer en DG Rijkswaterstaat (verantwoordelijk voor alle rijkswegen) en het Ministerie van Veiligheid en Justitie heeft bijvoorbeeld een DG voor Wetgeving.

De Directeur (Directie)

Een DG is op zich weer onderverdeeld in directies, met aan het hoofd een Directeur. Alle directies samen behandelen alle onderwerpen uit het DG, en per directeur is er een onderverdeling gemaakt. Bijna elk ministerie heeft bijvoorbeeld wel een Directie FEZ. Daar worden alle financiële zaken van het ministerie nauwlettend in de gaten gehouden. Het geld wordt daar verdeeld en bewaakt. Heeft een directie of afdeling geld nodig, of willen ze een plan aan de minister voorleggen, dan moet ook FEZ berekenen of er geld is voor dat plan, en of het niet in strijd is met financiële prioriteiten waar al eerder geld voor is beloofd. Een ministerie heeft ongeveer tussen de 10 en 30 directeuren.

Het Afdelingshoofd (Afdeling)

Tenslotte is een directie weer onderverdeeld in een aantal, meestal drie tot vijf afdelingen met een afdelingshoofd aan de leiding. Elke afdeling heeft een specifieke inhoudelijke taak, waar beleidsmedewerkers voorstellen maken of op verzoek van de minister vraagstukken uitdiepen. Een afdeling is vaak weer opgedeeld uit clusters of teams met een coördinator die verantwoordelijk is voor wat er binnen het team gebeurt.

Programma’s en projecten

Steeds vaker wordt er binnen (en tussen) ministeries projectgroepen of programma's opgericht die een tijdelijke taak hebben, en in een bepaalde periode die taak moeten uitvoeren. Er wordt dan een tijdelijke projectgroep opgericht met een projectplan, een budget en concrete doelen, die binnen de afgesproken tijd moeten worden gerealiseerd.

Diensten, Agentschappen en Inspecties

Elk ministerie heeft een aantal taken waar ze wel verantwoordelijk voor zijn, maar die zijn ondergebracht in aparte diensten met een grote zelfstandigheid. Of en hoe dat gebeurt, wordt bepaal d door de SG samen met de Minister. Sommige taken kunnen beter ‘op afstand’ worden uitgevoerd, als het van belang is dat er een ‘onafhankelijke’ kijk is op de uitvoering van het beleid. Inspecties bijvoorbeeld, hebben tot taak om te kijken of een bepaalde taak of regel goed wordt uitgevoerd. Inspecties zijn vaak aparte onderdelen, en zijn vaak ook op een andere plek gehuisvest, om te voorkomen dat beleidsmakers zelf gaan oordelen of de regels die ze zelf gemaakt hebben, goed werken en goed worden uitgevoerd. De meeste ministeries hebben wel een paar Inspecties met een Hoofdinspecteur die verantwoordelijk is voor alles wat de inspectie doet. Een inspectie geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de minister of aan het ministerie.

Tenslotte

Wil je weten hoe een bepaald ministerie precies is opgebouwd? Elk ministerie heeft een website met daarop een organigram of een schema van de organisatie, waarin de belangrijkste onderdelen en personen terug te vinden zijn. Als je bijvoorbeeld gaat solliciteren bij een ministerie, is het goed om vooraf ook even de opbouw van het ministerie te bekijken. Veel succes!