Bestuurslid van vereniging is vak met risico

Elke vereniging heeft een bestuur, de toneelvereniging, de voetbalclub, buurthuis enz. In zo’n vrijwilligersorganisatie zijn het ook dikwijls vrijwilligers die het bestuur vormen. Zoals voorzitter, penningmeester, secretaris enz. Maar besturen is ook een vak en je moet goed je verstand erbij houden, willen er geen zaken uit de hand lopen.

Weinig animo voor bestuurstaken

Het is een probleem van menige amateurorganisatie om goede mensen in het bestuur te krijgen. Je bent namelijk lid geworden van de club om fijn te sporten of om te zingen en niet om bestuurszorgen te hebben. Maar op een gegeven moment zwicht je toch voor de druk om in het bestuur te gaan en loop je zelfs de kans om tot voorzitter te worden gebombardeerd. Voordat je het weet geef je dan leiding aan een groep van 40 mensen(leden). Maar net als bij een onderneming van 40 mensen komt er wel heel wat bij kijken. Hoewel er wel een essentieel verschil is met het bedrijfsleven: daar worden de werknemers betaald en bij een vereniging moeten ze contributie betalen, ondanks dat ze dikwijls veel werk voor de club verzetten.

Bestuurssamenstelling

Minimaal bestaat een bestuur uit voorzitter, secretaris en penningmeester, maar vaak zijn er meer dan 3 bestuursleden. Afhankelijk van de soort vereniging kunnen de andere leden allerlei functies bekleden, van beheerder gebouwen tot hoofd productie. Het bestuur is verantwoordelijk voor het totale reilen en zeilen van de vereniging, zoals de continuïteit, ledenaanwas, begroting, uitvoeringen, wedstrijdorganisatie etc. Jaarlijks zal een ledenvergadering worden gehouden waarin het bestuur verantwoording aan de leden aflegt en toestemming voor diverse zaken vraagt.

Eisen aan het bestuur

Het bestuur dient met in- en externe partijen op goede voet te staan, maar wel met rechte rug en altijd in het belang van de vereniging. Belangrijk is om een goede interne organisatie neer te zetten zodat het bestuur niet alle taken zelf hoeft te doen maar werk en taken kan uitbesteden aan commissies en werkgroepen. Maar wel in combinatie met een goede communicatiestructuur, opdat het bestuur steeds geïnformeerd wordt en waar nodig tijdig kan bijsturen.

Leden bijtijds informeren

Belangrijk is dat de leden regelmatig worden geïnformeerd over allerlei zaken die spelen. Als dat namelijk niet gebeurt komt het roddelcircuit op gang en dat is slecht voor de vereniging. Dus altijd tijdig info over: de leden die komen en gaan, de plannen voor de toekomst, maar ook over de plannen die niet doorgaan, die dingen die zijn gewijzigd enz. Dat kan mondeling op de wekelijkse repetitie/oefen-avond en anders per e-mail. Mondeling heeft vaak de voorkeur opdat misverstanden en eventuele vragen gelijk opgelost worden. Vervolgens kan het besprokene per e-mail worden bevestigd.

Communicatiestructuur essentieel

Als het gaat om werkgroepen als artistieke leiding, de productie, de techniek, de PR enz. zullen er ongetwijfeld werkgroepen bestaan die het bestuur werk uit handen nemen. Je kunt het vergelijken met een onderneming waar de directie ook niet alles zelf kan doen, en er diverse afdelingen zijn zoals ontwerpafdeling, fabricageafdeling, verkoopafdeling enz. Als deze afdelingen echter niet periodiek in een gezamenlijk overleg onder leiding van de bedrijfsleiding bijeen komen om de voortgang te bespreken kun je wachten op onenigheid in het bedrijf.

Dat geldt ook voor een toneel- of musicalvereniging, waar uiteindelijk een productie op de planken moet komen, die eerst is bedacht/ingestudeerd onder leiding van dirigent/regisseur, maar vervolgens concreet op het podium moet worden neergezet, met alle organisatorische en technische facetten van dien. Het is logisch dat zich daar minimaal 2 of 3-teams mee bezighouden, namelijk een artistieke commissie die bedenkt en laat instuderen, en dan een productie-eenheid die zorgt dat de uitvoering er echt komt. Deze afzonderlijke commissies dienen onder leiding van het bestuur periodiek te vergaderen. Gebeurt dat niet dan weet het bestuur niet in welk stadium de productie verkeert, maar komt het bestuur er ook te laat achter indien zich vertraging of miscommunicatie voordoet.

Vinger aan de pols

Al met al betekent goed besturen vooral: tijdig informeren, organiseren en delegeren. Maar wel op een zodanige wijze dat het bestuur steeds overal van op de hoogte is en zich laat informeren door kopieën van notulen te vragen, praatjes met leden te houden en de periodieke vergaderingen voor te zitten, tussen de verschillende teams. Gelijk ingrijpen zodra er misverstanden dreigen of indien gesignaleerd wordt dat leden onderwerp van kritiek lijken te worden. Een dreigende crisis dient altijd in de kiem te worden gesmoord. Zachte heelmeesters maken stinkende wonden.

Wettelijke aansprakelijkheid

Degene die als vrijwilliger bestuurslid is in een vereniging, kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij schade die voortvloeit uit deze bestuurstaken. Zelf het privé vermogen loopt daarbij risico. Ook indien het om een onterechte claim gaat kun je als privépersoon met hoge proceskosten worden geconfronteerd. Er bestaan daarom speciale bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen (bron: ING). Raadpleeg dus in ieder geval ook je persoonlijke WA-verzekering of je op die polis hiertegen verzekerd bent.

Lees verder

• Taakverdeling binnen Vrijwilligersorganisatie of Vereniging
• Als de leden hun contributie niet (op tijd) betalen