Effectief vergaderen; verschillende communicatie-aspecten

Bij effectief vergaderen komen een aantal zaken kijken die ervoor moeten zorgen dat de volledige focus van de deelnemers gericht wordt op de vergadering zelf en het bereiken van een gezamenlijk doel hierin. Om dit te bewerkstelligen is het handig om een aantal zaken voor te bereiden om zo te voorkomen dat een vergadering plaats vind alleen om de vergadering zelf of dat de vergadering volledig uit de hand loopt. Een goede vergadering voldoet dan ook aan een aantal randvoorwaarden.

Gespreksdoel van de vergadering

Een effectieve vergadering kan alleen maar plaatsvinden als er een gemeenschappelijke overeenstemming is over het gespreksdoel. De voorzitter moet duidelijkheid creëren over dit gespreksdoel en moet ervoor zorg dragen dat alle deelnemers aan de vergadering dit doel ook nastreven.

Communicatie in een vergadering

Naast een gemeenschappelijk gespreksdoel, moet ook de communicatie onderling goed in orde zijn. Hiervoor is het noodzakelijk om op drie verschillende communicatieve aspecten te letten tijdens de vergadering. De eerste is het interactie-aspect. Dit betreft de manier waarop de verschillende deelnemers aan de vergadering op elkaars inbreng reageren. Dit kan op een positieve manier, maar kan ook contraproductief gebeuren als bijvoorbeeld een serieuze inbreng van een deelnemer geridiculiseerd wordt of op een andere wijze negatief bejegend wordt. Het tweede aspect is het procedure-aspect; dit betreft de afspraken die door de voorzitter van de vergadering, of de deelnemers onderling, zijn gemaakt betreffende de procedures die gevolgd worden tijdens de vergadering. Het laatste aspect is het inhoudsaspect; hierbij gaat het om het onderwerp van de vergadering.

Interactie

Het eerste aspect, het interactie-aspect, dient op een positieve manier uitgevoerd te worden. Deelnemers dienen open en eerlijk te zijn en dienen positief in de vergadering te staan. Tevens dient men de verschillende bijdragen van deelnemers te respecteren en deze niet af te kappen of negatief te benaderen. Dit laatste kan er namelijk voor zorgen dat er een sfeer ontstaat waarin personen geen inbreng meer durven te leveren en het uiteindelijke product van de vergadering zal hieronder lijden. De gespreksleider, of voorzitter, dient dit gedrag ook sterk in de gaten te houden. Belangrijk is het hierbij om alles wat gezien wordt te benoemen; bijvoorbeeld een negatieve houding te benoemen of een negatieve lichaamstaal te benoemen. Dit kan gebeuren door opmerkingen als: "Ik zie dat je er niet helemaal bij bent, heeft dit onderwerp jouw interesse niet?"

Procedure

Het tweede aspect, het procedure-aspect, dient om de vergadering in een ordelijke manier te laten verlopen. Hiertoe worden onderling regels opgesteld, waar iedereen zich aan dient te houden. De regels gaan bijvoorbeeld over hoe de verschillende onderwerpen ter tafel worden gebracht, hoe de manier van inbreng verloopt, wie er notuleert, hoe de resultaten worden bewaakt, enz. De voorzitter dient de procedure scherp in de gaten te houden en bij overtredingen hiervan ook duidelijk aan te geven waarom dit belangrijk is; bijvoorbeeld ter voorkoming van onnodige verwarring of voorkoming van een rommelige vergadering.

Inhoud

Uiteindelijk draait een vergadering toch om de inhoud (het inhouds-aspect); belangrijk hierbij is dat een onderwerp duidelijk ter tafel gebracht wordt. Zo dient er niet onnodig veel uitgeweid te worden over een onderwerp en dienen de hoofd- en bijzaken van elkaar gescheiden te worden. Als dit niet gebeurd, kan er een verkeerde beeldvorming ontstaan over een onderwerp (bijvoorbeeld niet duidelijk wat het probleem is) of kan er een desinteresse ontstaan (door teveel informatie). Duidelijkheid scheppen kan bijvoorbeeld door de hoofdpunten zichtbaar te maken op bijvoorbeeld een whiteboard, en deze onderling schematisch te verbinden zodat de hoofdpunten en hoofdlijnen van het probleem duidelijk worden. Een tussentijdse samenvatting van het onderwerp helpt daarbij ook nog eens om het probleem duidelijk te positioneren.