Bedrijfsfeest of bedrijfsuitje? De beste organisatietips!

Een bedrijfsfeestje of bedrijfsuitje kan ontzettend leuk zijn. Het is de gelegenheid bij uitstek om die ene collega beter te leren kennen of om op een minder zakelijke manier met je baas om te gaan. Maar hoe organiseer je een geslaagd bedrijfsfeest, en wat komt daar allemaal bij te kijken?

Organisatie

Het organiseren van een bedrijfsfeest of bedrijfsuitje is een leuke, maar ook een tijdrovende klus. Voor je kunt gaan nadenken over de invulling van de dag of het moment, is het goed om eerst te bedenken hoe alles georganiseerd kan worden. Hier een aantal punten van aandacht:

1. Wie organiseren het feest of uitje?

Bedenk dat 'vele handen licht werk' maken. Het is aan te raden (zeker binnen grote bedrijven) om een commissie in het leven te roepen die het feest of uitje van het begin tot aan het einde plant. Een dergelijke commissie bestaat ongeveer uit vier personeelsleden.
Ieder commissielid kan zich over een taak ontfermen. Op die manier zorg je ervoor dat alle aspecten binnen de organisatie worden meegenomen, en het duidelijk is wie wat voor zijn rekening neemt. De volgende onderdelen komen aan bod:

• promotie (genodigden informeren, enthousiasmeren)
• financiën (budget in acht houden, rekeningen betalen)
• netwerken (overleg met organisator van activiteiten, informatie inwinnen)
• voorzitten (overleg met bestuur, afspraken vaststellen/vastleggen)

2. Welke mensen gaan mee?

Voor wie is het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje bedoeld? Mogen bijvoorbeeld partners/bekenden en kinderen ook mee naar het feestje of uitje? Nadat je duidelijk hebt gekregen wie de genodigden zijn, is het van belang deze mensen tijdig op de hoogte te stellen van het toekomstige feest of uitje.
Tip: Sommige personeelsleden vinden het leuk om enige inspraak te hebben in een bedrijfsfeest of bedrijfsuitje. In een vroeg stadium kun je eventueel een enquête laten rondgaan om wensen te inventariseren.

3. Wat is het budget?

Een goed feest of uitje kan algauw flink wat gaan kosten. Leg daarom, met het bestuur, het budget vast. Zorg tijdens het plannen dat je een buffer binnen het budget overhoudt voor onvoorziene uitgaven.

4. Op welke datum vindt het feest of uitje plaats?

Met een grote groep mensen kan het lastig zijn een geschikte datum te prikken. Leg daarom als commissie op tijd een handige datum vast; bijvoorbeeld in het weekend (zondagen zijn minder geschikt). Wellicht is je werkgever bereid om (deel van) een werkdag in te leveren voor het feest of uitje. Dit kan een uitkomst zijn; zo voelen veel personeelsleden zich 'verplicht' te komen.
Tip: Vraag personeelsleden zich tijdig op te geven voor het feest of uitje. Zo weet je precies wie wel en wie niet meegaan.

5. Op welke locatie vindt het feest of uitje plaats?

Met name bij (zeer) grote groepen is het belangrijk om tijdig een geschikte locatie vast te leggen. Hier een aantal zaken die van belang kunnen zijn bij het vinden van een geschikte locatie:

• de grootte van de groep genodigden
• mobiliteit (wie zorgt voor vervoer, is de locatie goed bereikbaar)
• beperkingen (zijn er mensen in rolstoel, handicaps)
• voorzieningen (geluidsinstallatie, toiletten, omkleedruimte, dansvloer etc.)
• omgeving (activiteiten in de buitenlucht, zitgelegenheid buiten)
• weersomstandigheden (wat te doen bij regen, zon, harde wind etc.)

Tip: Zeer grote groepen kunnen ervoor kiezen een evenementenmanager in de hand te nemen. Deze heeft vaak veel ervaring met het uitkiezen van een geschikte locatie.

6. Welke activiteiten worden gedaan?

Bedenk welke activiteiten tijdens het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje kunnen worden gedaan. Denk daarbij ook terug aan voorgaande jaren, zodat je met iets verrassends op de proppen komt. Hier een aantal activiteitensuggesties:

• survivallen
• lunchen of dineren
• wandel- of fietstocht
• muziek(avond, activiteit)
• workshop (dans, kunst)
• activiteit te land, water (varen, GPS-tocht etc.)

Zo zijn er 1001 ideeën om de dag of een moment mee in te vullen. Hou bij de activiteiten rekening met de wensen/behoeften van de gasten zoals bijvoorbeeld allergieën, eetwensen of beperkingen.
Tip: Het is leuk om de genodigden aan het einde van de dag/moment een presentje mee te geven als aandenken aan het feest of uitje.

7. Evaluatie

Bespreek na het bedrijfsfeestje of bedrijfsuitje wat er goed ging en wat er beter had gekund. Denk daarbij aan:

• gezelligheid
• budget
• organisatie
• opkomst
• omstandigheden

Er zijn bedrijven die dit vergeten te doen en dat is erg jammer. Een volgende keer kan namelijk rekening worden gehouden met wensen, verbeterpunten etc. Een manier om het feest of uitje te evalueren is door een enquête te houden onder de personeelsleden.

Met bovenstaande tips moet het zeker lukken om een geslaagd bedrijfsfeest of bedrijfsuitje te organiseren!