E-mail maakt meer kapot dan je lief is

De enige manier waarop je echt goed met een ander kan communiceren is onder vier ogen. Communicatie bestaat namelijk voor een klein deel uit woorden en voor een groot deel uit non-verbale signalen, zoals gebaren, gezichtsmimiek, intonatie. Via e-mail communiceer je nog uitsluitend met woorden en die kunnen makkelijk verkeerd begrepen worden.

Er gaat niets boven mondeling

Als je echt met iemand wil communiceren moet je een gewoon face-to-face gesprek voeren. Je pakt dus liefst ook niet de telefoon, want als de telefoon een goed communicatiemiddel was dan hadden we geen vertegenwoordigers nodig die met z’n allen in files naar de klanten rijden. De telefoon is natuurlijk wel een veel beter communicatiemiddel dan de mail omdat er interactie plaats vindt en intonatie wordt toegevoegd. Maar als je aan de andere kant van de lijn bijv. een grapje onhandig brengt, kan dat volkomen verkeerd begrepen worden, omdat niemand je vriendelijk lachende gezicht ziet. Bij de mail is het arsenaal aan potentiële misverstanden en gevaren nog groter.

Regels

Een aantal ongeschreven regels die je bij het mailverkeer in je achterhoofd moet houden:

• Wat je niet durft te zeggen moet je ook niet schrijven. Mail in principe nooit dingen die je iemand niet rechtstreeks onder vier ogen durft te zeggen. Bedenk dat het een beetje slap is als je wel dingen durft te schrijven, die je niet onder vier ogen in iemands gezicht durft te zeggen, of op z’n minst door de telefoon.
• Mail nooit naar anderen dingen over iemand, die je niet aan die iemand kunt of mag zeggen. Stuur ook zo min mogelijk vertrouwelijke gegevens via de mail. Natuurlijk kun je een mening over iemand hebben en die aan een ander ventileren. Maar als je die dingen niet rechtstreeks aan die bekritiseerde persoon wil of kunt vertellen, moet je ze ook niet op mail zetten. Want op het moment dat je bijv. aan je collega mailt dat de chef een engerd is, ben je de controle over je bericht kwijt. Wie weet hoe zo’n mail ooit tegen je gebruikt kan worden, want die collega kan een fout maken en die vertrouwelijke mail per ongeluk doorsturen aan anderen.
• Forwarden (doorsturen) is levensgevaarlijk, dus doe het minimaal. Het zal niet de eerste keer zijn dat helemaal onder aan het bericht nog iets stond dat je absoluut niet verder mocht vertellen, bijvoorbeeld het salaris van iemand of de inkoopprijs van een artikel. Of misschien wel die vertrouwelijke gevoelige informatie zoals in het vorige punt besproken.
• Discussies via de mail werken meestal contraproductief en kunnen in ruzie ontaarden. Dus als je iets met iemand moet uitpraten doe dat dan nooit per mail, want dat is zinloos en het leidt van kwaad tot erger. Pak de telefoon en los het binnen 5 minuten op in plaats van dagenlang per mail je gelijk proberen te krijgen. Als iemand iets onaardigs via de mail aan je schrijft en je hebt de intentie het misverstand uit de wereld te krijgen, kun je hooguit via de mail reageren dat je graag een echt gesprek met elkaar wil.
• De BCC knop is een risico. De BCC knop dient er voor om mensen een kopie van je mail te geven als de ontvanger dat niet hoeft te weten of het die ontvanger niet interesseert. Je zegt bijvoorbeeld aan iemand dat je hem geld zal overmaken en je stuurt een BCC kopie aan degene die de overschrijving regelt. De BCC knop is er dus niet voor bedoeld om mensen stiekem een kopie te geven, want het komt op een gegeven moment altijd uit dat je aan de chef van Piet een BCC hebt gestuurd van die fout waarop je Piet via de mail aanspreekt.

Als je beter kunt praten dan schrijven

Hoe kan je voorkomen dat goed bedoelde mail toch verkeerd wordt opgevat. Als je schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid te wensen overlaat en je dus niet zo handig bent met het goed en vooral vriendelijk en beleefd op papier zetten van je bedoelingen, laat dan een ander het nalezen, of bedenk eens een paar mooie vriendelijke slot- of beginzinnen waarmee je voortaan je berichten een beetje vriendelijk omlijst. Of gebruik ecomotions. Maar Eigenlijk is het als met normaal verkeer: Als je niet goed kunt autorijden kun je beter met de tram gaan.

Als er toch ruzie is ontstaan

Zo voorkom je ruzie

Lees verder

• Bescherm E-mailadressen van bekenden met functie BCC