Voorzitter in een vergadering

In principe kan elk overleg plaatsvinden zonder voorzitter. Toch is het zeer aan te bevelen een centrale persoon aan te stellen die het geheel overziet en in goede banen leidt, zeker wanneer de groep in grootte en complexiteit toeneemt. Een goed voorzitterschap kan de efficiënte zeer ten goede komen. Het voorzitterschap omvat verschillende activiteiten. Zij hoeven niet allemaal en allemaal tegelijkertijd uitgevoerd te worden, dit is afhankelijk van het doel van het voorzitterschap. Kortgezegd kan men de volgende activiteiten behorende bij het voorzitterschap onderscheiden:

• De voorbereiding
• Tijdsbewaking
• Ordenen en structureren
• Bewaken van vergaderprocessen

De voorbereiding

Het is verstandig om voor iedere vergadering een (voorlopige) agenda op te stellen met bijbehorende tijdsplanning, om duidelijk te hebben wat er besproken moet worden en om te voorkomen dat men zaken overslaat of te lang bij een bepaald punt blijft hangen.
De voorzitter kan daarnaast de uitnodigingen voor de vergadering of het overleg versturen, zodat iedereen weet waar men wanneer verwacht wordt en wat er besproken gaat worden.
De voorzitter kan vantevoren regelen dat er voldoende koffie, thee en eventuele versnaperingen aanwezig zijn in de vergaderruimte en dat er een juiste en handige opstelling wat betreft tafels en stoelen in de vergaderruimte is.

Tijdsbewaking

De tijdsbewaking is één van de belangrijkste taken van de voorzitter. De voorzitter let hierbij op of men de onderwerpen die men wil bespreken bespreekt en dat de vergadering op tijd begonnen en afgesloten wordt. Als blijkt dat men meer tijd nodig heeft voor een vergaderpunt kan men besluiten dit door te schuiven naar een volgende bijeenkomst of besluiten het agendapunt eerst helemaal te bespreken, wat ten koste van de andere agendapunten kan gaan.

Ordenen en structureren

Over het algemeen doorloopt men een serie fasen met betrekking tot het nemen van besluiten:

• Oriëntatiefase: probleem komt op tafel en men bespreekt het belang van het oplossen van dit probleem.
• Exploratiefase: er wordt zoveel mogelijk achtergrondinformatie uitgewisseld over het probleem
• Probleemoplossende fase: mogelijke ideeën over oplossingen worden aangedragen en verkend
• Besluitvormende fase: men maakt de definitieve keuze voor een oplossing
• Uitvoerende fase: men gaat aan de slag met de oplossing
• Evaluatieve fase: men evalueert hoe de gekozen oplossing uitgepakt heeft

De voorzitter let er daarnaast op dat de vergadering gaat over het agendapunt wat op dat moment besproken wordt. Wanneer de groep teveel afwijkt van het agendapunt kan de voorzitter de groep mee terugnemen naar het te bespreken agendapunt.

Bewaken van vergaderprocessen

De voorzitter heeft zowel een taakgerichte functie als een procesgerichte functie. De taakgerichte functie behelst de hierboven besproken punten. Men de procesgerichte wordt bedoeld dat de voorzitter ervoor zorgt dat iedereen aan het woord kan komen en dat de vergadering effectief en eerlijk verloopt.

Invulling voorzitterschap

Er zijn diverse manieren om het voorzitterschap in te vullen. Hieronder volgen enkele praktische aanwijzingen:

• De leden van de vergadering nemen zelf de rol van voorzitter op zich en er is dus geen formele voorzitter
• Men rouleert het voorzitterschap waardoor alle leden de rol van voorzitter uitoefenen
• Men kiest een voorzitter op basis van zijn voorzitterkwaliteiten
• Men kan kiezen voor een wisselende voorzitter, steeds aangepast aan de specialiteit van de voorzitter over een bepaald onderwerp
• De leidinggevende vervult de rol van voorzitter naast zijn andere activiteiten