Feedback geven: observatie versus interpretatie

Feedback geven en ontvangen, alsook het belang van feedback kunnen herkennen is zeer belangrijk. Het betekent namelijk een verruiming op communicatief vlak en komt ten goede aan zowel de professionele als persoonlijke levenssfeer.

Observeren en interpreteren

Voorbeeld

Je wilt gaan studeren in de bibliotheek, maar tegelijk komt iemand met een MP3-speler achter jou zitten en begint onrustig met zijn voeten op de grond te tikken.

Vaak hebben we de neiging om gedrag te gaan 'interpreteren'. In dit voorbeeld zou je kunnen zeggen dat de persoon zenuwachtig, onrustig en onbeschoft is (hij houdt geen rekening met de andere mensen). Om feedback te kunnen geven aan iemand anders is het belangrijk dat je het gedrag observeert en niet interpreteert. Interpretaties komen vaak voort uit ons eigen referentiekader: de manier waarop we de wereld aanschouwen en benaderen. Wie zegt er bijvoorbeeld dat die persoon niet een zenuwaandoening in zijn voet heeft en hierdoor niet kan stilzitten?

Als we dit gedrag gaan observeren besluiten we dat de persoon met de voeten op de grond aan het tikken is en hierdoor lawaai maakt. Dit zijn echte waarneembare feiten die objectief zijn en hetgeen weergeven wat er echt in de praktijk is voorgevallen, zonder dat deze subjectief gekleurd zijn.

Feedback geven: vijf belangrijke fasen

Een juiste manier van feedback geven op dit gedrag bestaat dan ook uit vijf belangrijke fasen:

1. Omschrijf het gedrag van de persoon aan de hand van observatie en mijd eigen interpretaties (je tikt met je voeten op grond en maakt hierdoor lawaai)
2. Zeg wat het gedrag met jou als persoon doet (bv. ik voel me wat geïrriteerd en gestoord als jij met je voeten op de grond tikt en lawaai maakt)
3. Spits je niet enkel toe op het negatieve, maar voeg ook een positief element toe (bv. ik vind het wel fijn dat je het geluid van je MP3-speler stil hebt staan).
4. Doe een voorstel om de situatie te verbeteren (bvb. is het mogelijk om je voeten in bedwang te houden, of zou je misschien een paar stoelen verder kunnen gaan zitten dat ik er minder last van heb?)
5. Vraag tenslotte de visie van de andere persoon (bv. begrijp je waarom ik mij er aan stoor dat jij met je voeten op de grond tikt?)

Op deze manier kan je een lastige situatie erg makkelijk het hoofd bieden en zal je er voor kunnen zorgen dat er geen ruzies, discussies of conflicten ontstaan. Je hebt jezelf namelijk niets te verwijten:

• Je hebt geobserveerd en niet geïnterpreteerd,
• Je bent op een opbouwende manier tot een oplossing proberen komen om de lastige situatie te verbeteren.

Feedback ontvangen

In het leven gaat het natuurlijk niet enkel om feedback geven, maar ook om er met een goeie manier mee om te gaan en deze te ontvangen. Wat is er belangrijk bij het ontvangen van feedback?

Luisteren is één van de belangrijkste eigenschappen om feedback op een positieve manier op te nemen. Direct argumenteren of in de verdediging schieten is een 'no go', dit zorgt er enkel voor dat de relatie tussen beide personen alleen maar verslechter.

Toets of je de andere persoon wel verstaat

De opmerkingen die gezegd zijn probeer je te bundelen en je kan altijd een navraag doen bij de andere persoon of je hem/haar wel goed begrijpt: 'bedoelt u dat' … is hiervan een mooi voorbeeld. Soms kan er een misverstand zijn dat op deze manier gemakkelijk kan opgelost worden of verbeterd.

Navragen bij anderen

Dit is niet naar de persoon rechtstreeks gericht, maar je kan altijd gaan checken bij andere personen die bijvoorbeeld met jou samenwerken/leven of de feedback van de andere persoon wel degelijk gelijk heeft en goede argumenten bovenhaalt. Dit sluit ook ruimschoots aan bij het vierde belangrijke element: feedback accepteren wil niet zeggen dat jij er automatisch akkoord mee gaat.

We zijn allemaal mensen en in ons beleving spelen subjectieve elementen zeker een rol. Misschien doe jij het wel goed op je werk maar kan je baas niet goed met jou als persoon omgaan. Op die manier kan hij proberen om bijvoorbeeld een negatieve evaluatie neer te zetten over jou. Probeer dan ook altijd tegenstrijdige bewijzen te verzamelen zodat jij op een gepaste manier terug feedback kan geven.

Het belang van feedback geven

Algemeen gezien kunnen we drie belangrijke redenen geven waarom feedback nuttig is. Deze zijn:

• Positief gedrag bevestigen en motiveren: de andere persoon stimuleren om het gedrag vol te houden. Dit kan extra gemotiveerd worden door het geven van een beloning (denken we aan gepromoveerd worden op het werk). Bij de opvoeding kan dit zijn door een kind een beloning te geven voor bijvoorbeeld een goed rapport.
• Negatief gedrag laten verbeteren: de persoon laten inzien dat het vertoonde gedrag fout is en dat dit moet verbeterd worden. In de praktijk gaat dit echter soms heel snel over tot een belangrijke straf: denken we aan ontslag op het werk. Vandaar dat functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken wel degelijk van groot belang zijn, zodat de werknemer zijn gedrag kan bijsturen. Bij het opvoeden van een kind kan dit zijn door het ongewenste gedrag te negeren of hier een straf aan vast te koppelen.
• De relatie en verhoudingen tussen de mensen verbeteren: bij het geven van feedback denkt men dus eerder aan het willen wijzigen of stimuleren van gedrag, maar het heeft wel degelijke een grote invloed op de relaties tussen beide mensen. Door feedback begrijp je elkaar beter en kan je de samenwerking of verhoudingen tussen elkaar positief stimuleren.