Bedankbrief of bedankmail die niet snel vergeten wordt

Waardering is een eerste levensbehoefte voor ieder mens. Ontelbare malen per week zeggen we daarom "dank je wel" tegen iemand, of worden we zelf bedankt en gecomplimenteerd. De reden voor het bedanken kan enorm uiteenlopen. Bijvoorbeeld van: de deur vriendelijk open houden tot het doneren van een nier, of het in de waagschaal stellen van je leven. Soms is een eenvoudig mondeling bedankje of terloops via de mail dus niet voldoende, maar is een speciale bedankbrief of bedankmail op z'n plaats. Trouwens, alvast bedankt voor het lezen van dit stuk.

De piramide van Maslow

Maslow bracht een hiërarchische volgorde aan in de basisbehoeften van de mens. En een van die basisbehoeften is erkenning en waardering. Weliswaar hebben eerste levensbehoeften als eten, drinken veiligheid en seks een hogere prioriteit, maar waardering is wel degelijk een universele behoefte. De behoefte bestaat niet alleen uit het ontvangen ervan, maar ook aan het verlenen van erkenning en waardering aan een ander. Want als we soms iemand niet (voldoende) bedanken voor een dienst of gebaar kunnen we daarvan wel degelijk wroeging krijgen op een gegeven moment.

Terloops bedanken

Als je in het dagelijkse leven veel met anderen te maken hebt, bijvoorbeeld op je werk, in het verenigingsleven of bij vrijwilligersorganisaties, zijn er aan de lopende band over en weer korte bedankjes. Dat kan zowel via de telefoon, in de mail, in een brief. Zoals "fijn dat je dat wilt doen, bedankt voor de snelle reactie, bij voorbaat dank" enz. En ook in de winkel, in het verkeer, de verzorging, verpleging enz. signaleren we dergelijke vluchtige bedankjes. Standaardbedankjes die desondanks heel belangrijk zijn, want zodra ze achterwege blijven voelen we ons onheus bejegend. Kortom de bijna rituele, dikwijls terloopse bedankjes en complimenten zijn heel essentieel in een goed geoliede en beschaafde samenleving. Omdat je nu eenmaal hoort te bedanken als iemand de deur voor je open houdt, of in het verkeer uit beleefdheid voorrang verleent.

Verplichte bedankjes

Naast die dagelijkse over-en-weer bedankjes, waar we met z'n allen zo op zijn gesteld, zijn er ook speciale bedankuitingen. We krijgen bijvoorbeeld een bedankkaartje omdat we op een begrafenis of huwelijksvoltrekking zijn geweest. Of we worden bedankt voor een gift aan een goed doel en ga zo maar door. In feite zijn dat ook dikwijls enigszins verplichte bedankuitingen, dus omdat het zo hoort, want het valt ons op zodra ze achterwege blijven.

Onverwacht bedanken

Bedankuitingen die het meeste indruk maken, zijn natuurlijk de waarderingen die niet onmiddellijk verwacht worden. Niet alleen de ontvanger kan er door verrast of geraakt worden. Ook op degene die bedankt kan het moment van bedanken impact hebben.

• Dat kan zijn omdat het bedanken door een persoon gebeurt die normaal niet bekend staat als iemand die overloopt van waardering en erkenning jegens anderen.
• Het bedanken kan ook van een oudcollega of clubvriend komen die zijn waardering uitspreekt dat je zoveel jaren altijd een trouwe kameraad bent geweest.
• Of omdat de erkenning op een onverwacht moment plaats vindt. Zoals de leerling die jaren later zijn leraar alsnog bedankt voor het feit dat het mede door zijn goede lessen is geweest dat hij/zij het zo ver heeft geschopt.
• En als je geen waardering verwacht omdat het je normale werk is. Zoals een servicemonteur van een Cv-ketel die een fles wijn ontvangt omdat hij zo vriendelijk was om op eerste kerstdag iemand uit de kou te helpen.

Een bedankbrief

Een speciaal bedankje kan in de vorm van een bezoek, of schriftelijk, maar ook allebei is mogelijk. Want ook als je op iemands afscheidsreceptie bent geweest kun je hem/haar evengoed nog een attente bedankbrief schrijven voor de collegialiteit die je altijd hebt ondervonden. Hierna volgen enkele voorbeelden van situaties waar een schriftelijk bedankje (per brief of per mail) ongetwijfeld gewaardeerd zal worden door de ontvanger.

Vertrek collega

Vaak een emotioneel moment als iemand, na zich jaren met hart en ziel voor de onderneming te hebben ingezet, vertrekt wegens een andere baan, promotie, pensionering, of door ontslag, reorganisatie e.d. Als het een echte naaste collega van je is geweest waar je lief en leed mee hebt gedeeld en die zich altijd collegiaal heeft getoond, zal het beslist gewaardeerd worden als je niet alleen de hand schudt en het beste voor de toekomst wenst, maar daarna ook een paar uit het hart gegrepen zinnen doet toekomen. Waarin je hem/haar bedankt, voor de steun waarop je nooit tevergeefs een beroep deed, en waarin je nog een paar mooie momenten aanhaalt die je samen hebt gedeeld en nooit zult vergeten. Zo'n brief zal beslist voor altijd bewaard worden door de ontvanger.

Andere vereniging, club, commissie

Hiervoor geldt eigenlijk hetzelfde als bij een andere werkkring, zij het dat het vertrek eerder ontspannen en meer uit vrije wil zal zijn. Maar zo'n ex-clubgenoot zal een leuk bedankmailtje evengoed waarderen, vooral als je de persoon in kwestie niet meer (vaak) zult zien. Dat mailtje zal ongetwijfeld worden uitgeprint en in het plakboek komen.

Beëindiging opleiding

Ook een onderwijzer, instructeur of leraar is gewoon een mens van vlees en bloed. Als zo'n kracht behoorlijk haar/zijn best heeft gedaan om jou of je kind met goed gevolg door de opleiding te slepen is het best leuk daar als dankbare (ouders) nog eens een mailtje of presentje aan te wagen.

Verhuizing

Heb je altijd leuke buren gehad laat dan op je nieuwe adres nog eens wat van je horen en vertrouw ze toe dat je even goede hulpvaardige buren in je nieuwe woonomgeving hoopt te vinden, als zij altijd zijn geweest.

Beëindiging vriendschap

Als je een relatie bewust moet stoppen, omdat er sprake is van uitelkaar groeien of omdat je toch niet goed bij elkaar blijkt te passen, kan het best goed zijn om elkaar nog eens een hartelijke mail te sturen, waarin je erkenning en waardering uitspreekt. Want wellicht heb je samen toch mooie dingen beleefd waar je later nog wel eens aan zult terugdenken.

Overige

Bovenstaande voorbeelden kunnen natuurlijk gemakkelijk uitgebreid worden. Misschien is het wel passend om je ouders eens een mooie bedankbrief te sturen, of je partner voor alles wat ze voor je betekenen. Een bewezen dienst in welke vorm dan ook die meer dan gemiddeld is, leent zich altijd voor een attente bedankmail.

Realiseer je dat het niet alleen voor iemand prettig is om bedankt te worden, maar dat het jezelf ook een goed gevoel geeft door eens een oprecht gemeende sympathieke bedankbrief te sturen, indien je vindt dat iemand een dergelijk blijk van waarderen heeft verdiend. Wacht daar nooit te lang mee, want Magere Hein komt soms onverwacht vroeg.