10 tips om beter met je e-mail om te gaan

E-mail is een ontzettend handig middel om te communiceren. Door echter onbewust met e-mail om te gaan, kan het ontzettend veel van je tijd opslokken. Ook kan je productiviteit en concentratie dalen, wanneer je onbewust met je e-mail omgaat. Door beter met je e-mail om te gaan hou je mailbox leeg en je productiviteit hoog.

10 tips om beter met je e-mail om te gaan

• Tip 1: Hou vaste tijden aan om je e-mail te controleren
  
• Tip 2: Onderdruk je impuls (drang) om steeds je e-mail te controleren
  
• Tip 3: Gebruik e-mail alleen voor niet dringende communicatie
  
• Tip 4: Reageer niet op een mail als je in de CC staat
  
• Tip 5: Laat je e-mailprogramma niet automatisch naar nieuwe mail zoeken
  
• Tip 6: Schakel automatisch zoeken (pushberichten) op je mobiele telefoon uit
  
• Tip 7: Gebruik mapjes
  
• Tip 8: Hou je e-mails kort
  
• Tip 9: Hou je inbox leeg
  
• Tip 10: Hou je logboek bij van hoe vaak je e-mailt
  

Tip 1: Hou vaste tijden aan om je e-mail te controleren

Zorg dat het controleren en versturen van e-mail een vast gepland onderdeel van je dag wordt. Het is ruim voldoende om maximaal 3 keer per dag je e-mail te controleren. De beste tijden om je e-mail te controleren is in de ochtend, vlak na de lunch en op het einde van de dag. Controleer ook alleen je mailbox als je daar een goede reden voor hebt. Nieuwsgierigheid is geen goede reden om je mail te controleren. Wanneer je geen mails verwacht is nieuwsgierigheid geen goede reden om je mail te controleren.

Tip 2: Onderdruk je impuls (drang) om steeds je e-mail te controleren

Je impuls om je e-mail steeds te controleren, kun je deels onderdrukken, door je e-mailprogramma af te sluiten zodra je je e-mail hebt gecontroleerd. Laat dus niet de hele dag je e-mailprogramma open staan. Verder kun je de impuls om steeds je e-mail te controleren onderdrukken, wanneer je meer handelingen moet verrichten om je e-mailprogramma op te starten. Haal bijvoorbeeld de snelkoppeling van je e-mailprogramma van de startbalk af. Helpt dit onvoldoende, verwijder dan het e-mailprogramma van je computer en bekijk e-mail vanaf je internet explorer. Het toevoegen van extra handelingen is een goede methode om je impuls om e-mail te controleren onder controle te houden.

Tip 3: Gebruik e-mail alleen voor niet dringende communicatie

Gebruik mails alleen voor niet dringende communicatie. Stuur dus geen mail als je snel een reactie van iemand wil. Pak de telefoon of zoek diegene op van wie je snel een reactie wilt hebben. Krijg je zelf een e-mail waarop een snelle reactie nodig is, pak dan ook de telefoon, of zoek diegene op. Geef ook aan dat als er dringend om je reactie wordt verzocht, mensen je beter op kunnen zoeken, of bellen.

Tip 4: Reageer niet op een mail als je in de CC staat

In veel mailtjes die je krijgt, sta je vaak in de CC. De CC-balk is ervoor bedoeld om je op de hoogte te stellen van een bepaalde boodschap. Wanneer je in de CC-balk staat en de mail duidelijk niet aan je gericht is, dan is het niet de bedoeling dat je reageert op deze mail.

Tip 5: Laat je e-mailprogramma niet automatisch naar nieuwe mail zoeken

Schakel de functie uit dat je e-mailprogramma om het aantal minuten automatisch zoekt naar nieuwe mail. Zo voorkom je dat je een hele lading nieuwe mail binnenkrijgt, wanneer je e-mail opstart om zelf snel een mail te sturen.

Tip 6: Schakel automatisch zoeken (pushberichten) op je mobiele telefoon uit

Deze tip ligt in het verlengde van de vorige tip. Je kunt het automatisch zoeken naar mail door je mailprogramma op je computer uitschakelen, schakel het echter ook op je mobiele telefoon uit. Vind je dat een moeilijke stap, zet dan in ieder geval het geluid van je mobiele telefoon uit. Wanneer je geluid van je mobiele telefoon uit staat, word je in ieder geval niet herinnerd elke keer dat je een mail binnen krijgt.

Tip 7: Gebruik mapjes

Stel in je e-mailprogramma mapjes in waarin je mailtjes kunt sorteren. Zo kun je makkelijk bepaalde mails over een onderwerp vinden. Door mapjes in te stellen, kun je snel mailtjes over een onderwerp vinden en verlies je niet veel tijd met het zoeken naar bepaalde mails. Je kunt zelfs je e-mailprogramma zo instellen dat een bepaalde mail direct naar het juiste mapje gaat.

Tip 8: Hou je e-mails kort

Door zelf je e-mails kort en bondig te houden, krijg je ook een korte en bondige reactie terug. Behandel altijd maar 1 onderwerp in je mail. Stuur voor elk onderwerp (subject) een aparte e-mail.

Tip 9: Hou je inbox leeg

Leer jezelf de discipline aan om je mailprogramma pas af te sluiten als je alle nieuwe mails hebt gelezen. Door alle nieuwe mail te lezen en waar nodig te reageren op mail, heb je niet het gevoel dat je nog steeds moet reageren op mails en dat je eigenlijk nog je mail moet afronden. Zo hou je ook je impuls onder controle om steeds je e-mailprogramma op te starten.

Tip 10: Hou je logboek bij van hoe vaak je e-mailt

De beste manier om inzicht te krijgen in je mailgedrag is door exact bij te houden hoeveel tijd van de dag je besteedt aan het controleren van je e-mail. Ook het bewust bijhouden van je mailgedrag in een logboek zorgt er al voor dat je bewuster met je mail omgaat. Wanneer je in je logboek ook nog opschrijft waarom je op bepaalde momenten je mail controleert, krijg je nog beter inzicht in je mailgedrag en kun je je mailgedrag nog beter aanpakken.

Lees verder

• 45 snelle tips voor een hogere productiviteit
• 5 tips voor een betere concentratie
• Multitasken is onzin, zeven tips om efficient te werken
• Timemanagement met militaire precisie (CARVER)