Multitasken is onzin, zeven tips om efficient te werken

Je lijkt te kunnen multitasken, dit is echter niet waar. De enige manier waarop je wel kunt multitasken, is als beide taken volledig zijn geautomtiseerd, zoals bijvoorbeeld wandelen en zingen. Je lijkt te kunnen multitasken, omdat je brein razendsnel schakelt tussen de verschillende taken die het doet. Zo lijkt het alsof je goed kunt sms’en en kunnen fietsen, maar beide taken gaan in feite een stuk langzamer. Je doet beide taken sneller wanneer je je volle concentratie op 1 taak richt. Zo is het ook op het werk, je doet je werk beter EN sneller, wanneer je je richt op maar 1 taak. Maar wat zijn nu effectieve strategieën om al je werkzaamheden effectiever en efficienter uit te kunnen voeren? Er zijn hiervoor zeven tips:

• Maak een to do lijst
  
• Groepeer de verschillende taken op je to do lijst
  
• Prioriteer de verschillende taken op je to do lijst
  
• Denk na hoeveel tijd elke taak kost
  
• Neem rust tussen de verschillende taken
  
• Denk aan je werkritme
  
• Zorg dat je niet afgeleid raakt
  

Maak een to do lijst

Start je dag met het maken van een to do lijst. Ook kun je bij de afsluiting van je werkdag een to do lijst maken voor de volgende dag. Een to do lijst geeft je overzicht wat je allemaal moet doen en wat belangrijk is om te doen. Hierdoor schieten tijdens je werk niet steeds de gedachten door je hoofd wat je allemaal nog moet doen. Deze gedachten leiden je af van de klus/taak waar je mee bezig was en het kost je brein weer tijd om weer te kunnen concentreren op de eigenlijke taak.

Groepeer de verschillende taken op je to do lijst

Nadat je een to do lijst hebt gemaakt, groepeer je de verschillende taken die bij elkaar horen. De taken die bij elkaar horen, voer je ook binnen een bepaald tijd na elkaar uit. Het is namelijk voor je brein veel eenvoudiger om de taken bij elkaar horen uit te voeren, dan steeds te schakelen tussen verschillende taken. Wanneer je dus veel telefoontjes moet plegen, voer deze dan na elkaar uit. Heb je email weg te werken, doe dit dan ook binnen een bepaalde vaste tijd en niet over de hele dag verspreid. Zet niet de hele dag je email open. Elke keer dat er een mail binnenkomt, zelfs als je deze mail niet leest, word je afgeleid!

Prioriteer de verschillende taken op je to do lijst

Nadat je een overzicht hebt van de verschillende taken en je deze taken hebt gegroepeerd, ga je de taken prioriteren. Het prioriteren kan met de timemanagementmatrix van Covey. Taken kun je onderverdelen in urgentie en belangrijkheid. Taken die urgent en belangrijk zijn, doe je als eerste. Taken die urgent, maar niet belangrijk zijn, probeer je te delegeren, als je het niet perse zelf hoeft te doen. Taken die belangrijk zijn, maar niet urgent doe je vervolgens en “taken” die onbelangrijk en niet urgent zijn, moet je zoveel mogelijk schrappen.

Denk na hoeveel tijd elke taak kost

Nu je een volledig overzicht hebt van de taken die bij elkaar horen en weet hoe belangrijk en urgent ze zijn, ga je tijd geven voor elke taak. Geef jezelf hier net wat minder tijd, dan je echt nodig denkt te hebben. Zet ook echt een alarm dat afgaat als de tijd op is. Het blijkt namelijk dat je altijd die tijd voor een taak nemen, die jezelf geven. Door onder bepaalde tijdsdruk te werken, dwing je jezelf om de taak ook echt binnen de klus binnen de tijd af te ronden.

Neem rust tussen de verschillende taken

Nadat je een bepaalde taak hebt afgerond, neem je even rust. Even rusten (10-15 minuten) is bijvoorbeeld nodig om je brein leeg te maken en voor te bereiden voor de volgende taak. Tijdens het rusten moet je aan beide delen aandacht besteden. In het eerste deel van de rust maak je je brein leeg. In het tweede deel van je rust ga je nadenken over de werkzaamheden die je allemaal moet doen voor je volgende taak. Hiermee bereid je je brein al voor voor het uitvoeren van de volgende taak.

Denk aan je werkritme

Als je meer een ochtendmens bent, doe dan urgente en belangrijke taken in de ochtend. Je brein is dan het scherpste en kan ervoor zorgen dat je flinke slagen kunt maken. Wanneer je meer een avondmens bent doe deze taken dan later op de dag. Het blijkt ook dat ons brein niet constant moeilijke taken achter elkaar kan uitvoeren. Zo is je brein vlak na de lunch en zo rond 15u00 minder goed in staat om moeilijke taken uit te voeren. Deze momenten zijn uitermate geschikt om email af te werken, of wat telefoontjes te plegen.

Zorg dat je niet afgeleid raakt

Zorg dat je tijdens werk niet wordt afgeleid. Dit is vooral belangrijk bij taken waarbij je echt 100% van je aandacht voor nodig hebt. Ga dus voor moeilijke taken op een rustige plek zitten, zet je email en telefoon uit en ruim je bureau goed op. Het blijkt namelijk dat je brein niet alleen afgeleid raakt van telefoon en email, maar ook van een rommelig bureau. Je brein zoekt namelijk steeds naar die zaken die niet kloppen en een slordig bureau klopt niet.

Hopelijk helpen deze tips je naar een effectiever en efficiënter werkritme! Heb je nog meer tips, laat dan een reactie achter!

Lees verder

• Succesvol worden, begint met goede doelstellingen
• Freelancer: time management volgens Covey
• Succesvol worden en blijven