Hoe haal je deadlines en kom je afspraken na?

Het is belangrijk om afspraken na te komen. Het is ontzettend vervelend als iemand zijn afspraken niet nakomt, vooral wanneer directe collega’s afhankelijk zijn van het nakomen van deze afspraken. Toch worden afspraken vaak niet nagekomen. Er zijn echter manieren om het nakomen van je afspraken eenvoudiger te maken. Zeg vaker ‘nee’ en zeg direct ‘nee’, zeg alleen ‘ja’ tegen taken die je leuk vindt om te doen, zeg alleen ‘ja’ tegen duidelijke afgebakende taken en stel een ruime deadline.

Hoe kom je je afspraken na en haal je deadlines?

• Zeg vaker en direct ‘nee’
  
• Zeg alleen ‘ja’ tegen leuke en belangrijke taken die passen bij je ontwikkeldoelen
  
• Baken de taak/vraag af
  
• Stel een ruime deadline
  

Zeg vaker en direct ‘nee’

Wanneer je wordt gevraagd om een bepaalde taak te doen, of klus op te knappen en je weet bij voorbaat al dat je er of geen tijd voor hebt, het niet past binnen je andere taken, of je er simpelweg geen zin in hebt, zeg dan direct ‘nee’. Licht je ‘nee’ niet toe, tenzij daar om gevraagd wordt. Vraag geen bedenktijd als je eigenlijk al weet dat je de taak niet gaat doen. Hiermee verspil je niet alleen je eigen tijd, maar nog belangrijker de tijd van degene die het verzoek aan je heeft gedaan om een taak te doen. Hiermee breng je diegene in een lastige positie, want de deadline wordt steeds krapper. Zeg verder alleen ‘ja’ tegen leuke en belangrijke taken die passen bij je ontwikkeldoelen.

Zeg alleen ‘ja’ tegen leuke en belangrijke taken die passen bij je ontwikkeldoelen

Zeg alleen toe op taken die je leuk vindt, tegemoetkomen aan je ontwikkeldoelen en die belangrijk zijn voor de organisatie. Wanneer je toezegt op taken die je leuk vindt en tegemoetkomen aan je ontwikkeldoelen, is het veel makkelijker om aan deze taken te werken. Het is eenvoudiger om aan leuke taken te werken, dan aan taken die niet leuk zijn. Wanneer deze taken ook nog eens tegemoetkomen aan je ontwikkeldoelen sla je twee vliegen in 1 klap.

Baken de taak/vraag af

Net zoals met het opstellen van ontwikkeldoelen is het belangrijk om een taak specifiek te maken en goed af te bakenen. Probeer dus de taak zo duidelijk mogelijk te krijgen. Vragen die je hierbij kunt stellen zijn:

• Wanneer moet de taak afgerond zijn?
• Wie zijn er nog meer betrokken bij deze taak?
• Welke ondersteuning krijg ik voor deze taak?
• Wat is het budget voor deze taak?
• Wie heeft er nog meer gewerkt aan deze taak?
• Zijn er collega’s die met een soortgelijke taak bezig zijn?
• Wat moet het eindproduct zijn?
• Hoe moet het tussenproduct eruitzien?
• Hoeveel tijd krijg ik voor deze taak?
• In hoeverre past deze taak bij mijn ontwikkeldoelen?

Deze vragen maken niet alleen de taak voor jezelf duidelijk, maar zorgt er ook voor dat de opdrachtgever duidelijk krijgt wat hij vraagt. Wanneer het voor de opdrachtgever nog niet duidelijk is wat de taak is, kun je daar samen over praten.

Stel een ruime deadline

Afspraken worden vaak niet nagekomen, omdat de deadline te krap is genomen. Wanneer je dus een afspraak gaat maken, neem dan een ruime deadline. Wanneer je denkt 5 dagen nodig te hebben, neem dan bijvoorbeeld als deadline 8 dagen. In het geval je de taak oplevert in 6 dagen is je opdrachtgever blij. Stel dat je je de deadline op 5 dagen had gezet en de oplevering was na 6 dagen, dan was je opdrachtgever teleurgesteld geweest. Een ruimere deadline reduceert ook de stress en maakt het mogelijk om nog een keer naar je eindproduct te kijken.

Lees verder

• Succesvol worden en blijven
• Multitasken is onzin, zeven tips om efficient te werken