Vergaderen: hoe word je een goede voorzitter

Bij een formele vergadering is er een persoon die de vergadering leidt, de voorzitter. De voorzitter is verantwoordelijk is voor het verloop van de vergadering, het leiden van de discussie, hij zorgt ervoor dat de vergadering niet uitloopt en stuurt er op aan dat het doel van de vergadering wordt bereikt. Hoe moet je een vergadering voorzitten en hoe wordt je een goede voorzitter?

De start van de vergadering

Vanaf de eerste minuut, en zelfs daarvoor, zet je de toon. Als voorzitter geef je het goede voorbeeld en ben je zelf altijd op tijd. Het liefst ben je er ruim van te voren zodat je de leden van de vergadering alvast even bij binnenkomst de hand kan schudden en een praatje kan maken. Start de vergadering stipt op het afgesproken tijdstip. Zijn er laatkomers? Vraag dan aan de secretaresse of er bericht van verhindering of vertraging is ontvangen. Zo niet, dan start je gewoon de vergadering. Je geeft aan hoe het er in 'jouw' vergadering aan toe gaat, je zegt ermee dat jij de norm bepaalt. Zo bouw je gezag op als voorzitter. Niet als doel op zich, maar om de deelnemers te laten zien dat jij ze serieus neemt en belangrijk vindt, en dat je efficiënt omgaat met hún kostbare tijd.

Het bijhouden van de tijd

Een vergadering heeft een van te voren afgesproken begin en eind tijd. Bij een goede voorbereiding hoort ook dat je vooraf per te bespreken onderwerp een inschatting maakt van de tijd die je nodig hebt om het goed te bespreken. Je weet dan dat je voldoende tijd hebt om alles te bespreken en je maakt een globaal tijdschema per bespreekpunt: op die tijd het eerste bespreekpunt afsluiten, en op die tijd het tweede bespreekpunt starten. Een goede voorzitter heeft zijn horloge of klokje duidelijk zichtbaar voor zich. Om er zelf op te kijken en om aan de deelnemers te laten zien dat jij als voorzitter het serieus neemt met de tijd en de vergadering afsluit op het afgesproken tijdstip. Als de deelnemers het horloge of klokje zien, weten ze dat ze niet langer moeten praten dan nodig, omdat ze dan afgekapt zullen worden. Neemt iemand toch te lang het woord of duurt een discussie langer dan gepland? Kijk gewoon uitgebreid op je klokje en zeg: Ik vrees dat we gezien de tijd deze discussie nu moeten afkappen. Is de discussie echt te belangrijk om af te kappen, dan moet je niet afkappen, maar tijd proberen te winnen in de komende bespreekpunten.

Samenvatten en afspraken formuleren

Vat aan het einde van een agendapunt samen wat de conclusies zijn
Dit kan wel moeilijk zijn. Zeker als de discussie genuanceerd is geweest, is het lang niet altijd makkelijk om samen te vatten wat er nu precies is gezegd. Houd al tijdens de discussie in de gaten wat hoofdzaken en bijzaken zijn, en noem in je samenvatting alleen de hoofdpunten. Is er een besluit genomen of een afspraak gemaakt. Formuleer het besluit of de afspraak helder, geef erbij aan wie wat gaat doen, wanneer het af is en hoe het wordt aangeleverd of verspreid. Dan weet je zeker dat iedereen weet wat hem of haar te doen staat. De notulist zal je in ieder geval erg dankbaar zijn voor je samenvatting en het formuleren van de afspraak of het 'actiepunt'.

Een goede voorzitter wordt goed ondersteunt

Een goede notulist, een secure secretaris, een pro-actieve secretaresse, het zijn de steunpilaren van de voorzitter. Als voorzitter heb je niet altijd het geluk dat alles direct op rolletjes loopt. Maak vooraf afspraken wat je verwacht en wees er de eerste paar keer scherp op dat het gebeurt zoals afgesproken. Organiseer een vooroverleg met de ondersteuning over de agenda, het verslag, het verzamelen en het tijdig verzenden van de vergaderstukken.

Spreek af dat je notulist direct na de vergadering de actielijst uitwerkt en rondstuurt. Wacht niet met de actielijst tot de volgende vergadering, want 100% zeker dat men dan de 'eigen' actiepunten vergeten is. Is er een concept verslag van een moeilijke vergadering? Laat de notulist dan deze rondsturen, zodat er tijdens de vergadering al een tweede versie is van het verslag. Dat scheelt veel tijd tijdens de vergadering, en betrekt de leden van het overleg extra bij de gang van zaken. Als je laat zien dat je zelf professioneel de vergadering leidt, dan worden de leden vanzelf ook professioneler.

Heb je niet de beschikking over ondersteuning? Zorg dan toch dat alles piekfijn in orde is. Een niet goed voorbereide vergadering is verloren tijd. Lukt het je niet om alles op tijd af te krijgen, werk over of als het echt niet anders kan, verzet de vergadering een week.

Trucjes

Moeilijke agendapunten of agendapunten die je eigenlijk liever niet wilt bespreken om wat voor reden dan ook, zijn er ook altijd. Bijvoorbeeld als er recente ontwikkelingen zijn waardoor het onderwerp opeens ingewikkelder wordt dan gedacht, of wanneer er iemand bij de vergadering is aangeschoven die je niet had verwacht en die je liever niet bij de bespreking van dat onderwerp er bij wilt hebben. Je kan dan een beetje manipuleren door het agendapunt even te parkeren en als laatste bespreekpunt te plaatsen. Vervolgens loop je een beetje uit op de andere agendapunten en dan kom je tijd te kort voor het laatste, uitgestelde bespreekpunt. Manieren om de tijd te rekken zijn discussies lang te laten doorgaan, nogmaals vragen naar de mening van een deelnemer, uitgebreide samenvattingen geven, uitnodigend naar de deelnemers kijken (dat levert altijd wel een opmerking op), etc.

Wil je juist verloren tijd inhalen en wel alle agendapunten behandelen? Dan vat je snel en bondig samen en vermijd je oogcontact. Je kan ook procedurele voorstellen doen over het behandelen, bijvoorbeeld dat je voorstelt dat de informatie uitwisseling per mail plaatsvindt of dat de notulist of secretaresse de meningen over een bepaald stuk zal verzamelen en rondsturen.

Tenslotte

Met een beetje oefening is het voorzittersvak snel in de vingers te krijgen. Spreek met een groepje collega's af dat je bijvoorbeeld bij het teamoverleg om de beurt de taak van voorzitter op je neemt. Bespreek na afloop wat iemand goed deed en wat beter kon. Zo help je elkaar.