Hoe ziet een werkdag van een ambtenaar eruit?

Ambtenaren heb je in veel soorten en maten, van directeur, lokettist bij de gemeente tot gevangenis bewaker of politievrouw. Een gemiddeld dagindeling is daarom moeilijk te geven, maar een globale beschrijving van de vaste, terugkerende onderdelen van een werkdag van een ambtenaar op kantoor, lees je hier.

Vergaderen

Elke ambtenaar, hoe hoog of laag geplaatst hij ook is, is een onderdeel van een groter systeem. Daarom vul je een groot deel van je dag met overleggen of vergaderen. Een ambtenaar heeft namelijk andere mensen nodig om zijn werk goed te doen. Je hebt verschillende soorten vergaderingen:

Informatie uitwisseling
Meestal is het afdelingsoverleg een vergadering waar informatie wordt uitgewisseld. Het afdelingshoofd vertelt over de belangrijkste ontwikkelingen, bijvoorbeeld de resultaten van een gesprek met de minister, of een behandeling van een onderwerp in de Tweede Kamer. Afdelingsoverleggen worden meestal wekelijks gehouden.

Verkennend overleg
Soms moet je vergaderen met ambtenaren van andere ministeries of van een andere overheid om samen een besluit voor te bereiden. Je informeert elkaar over het beleid van de eigen organisatie, de wensen en de budgetten. Je onderzoekt samen of je gezamenlijk een besluit kan voorbereiden, of dat er misschien verschillen van mening zijn over een bepaald onderwerp.

Besluitvormende vergaderingen
Soms worden vergaderingen ook georganiseerd om over een bepaald onderwerp een besluit te nemen. Deze vergaderingen eisen zorgvuldige voorbereiding. Je moet de standpunten van alle betrokkenen kennen, de voor- en tegenargumenten op een rijtje hebben, en alternatieve oplossingen hebben geformuleerd. Ook wordt er van dergelijke vergaderingen altijd een zorgvuldig verslag gemaakt. Het concept verslag wordt rondgestuurd aan alle deelnemers, en als alles klopt dan wordt het verslag vastgesteld. Vaak is het verslag van de vorige vergadering het eerste punt van de agenda.

Brainstormen
Als je gaat brainstormen wil je allerlei ideeën boven tafel krijgen over een bepaald probleem, zonder dat je je laat beïnvloeden of het allemaal wel kan. Het komt vaak op creativiteit aan, en meestal is het dan handiger om buiten de normale kantoor omgeving de vergadering te organiseren.

Post en mail

Als ambtenaar ben je verantwoordelijk voor een zorgvuldige afhandeling van brieven en mails die je binnenkrijgt. Brieven van burgers over jouw onderwerp moet je inhoudelijk afdoende kunnen beantwoorden en ook binnen een bepaalde tijd.
Tegenwoordig wordt er eigenlijk geen onderscheid gemaakt tussen een brief en een mail. Ook een mail moet je als een brief behandelen en beantwoorden.

Archief bijhouden

Bij het ambtenaren bestaan hoort een goed gedocumenteerd archief. Je moet kunnen achterhalen wat er allemaal besproken is over een bepaald onderwerp, welke besluiten zijn genomen, welke versies van voorstellen zijn rondgestuurd en wat het commentaar daarop was. Overheidsorganisaties hebben een ver doorgevoerd archief systeem, met een voor de hele organisatie herkenbare en centraal beheerde nummering van brieven, nota's en bijvoorbeeld de nummering van vergader stukken voor een overleg. Dat is nodig omdat er heel veel papier omgaat in zo'n organisatie.

Netwerken

Een ambtenaar kan natuurlijk de hele dag achter zijn bureau zitten, maar een effectieve ambtenaar onderhoudt een zakelijk netwerk. Mensen uit andere organisaties waarmee veel wordt samengewerkt, ambtenaren van andere overheden of ministeries, mensen uit de wetenschap of verenigingen en stichtingen. Het is belangrijk om regelmatig je contacten te onderhouden en op de hoogte te zijn van ontwikkelingen. Als je elkaar op een gegeven moment nodig hebt voor iets, weet je elkaar te vinden.