Dé sleutel tot een succesvol sollicitatiegesprek

Na vele sollicitatiebrieven geschreven te hebben, het voeren van netwerkgesprekken met tot dan toe voor jou onbekende personen, het e-mailen via carrièresites als LinkedIn, is het eindelijk zo ver en word je uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. In dit sollicitatiegesprek krijg je meestal maar één keer de kans om jezelf in een zo gunstig daglicht te profileren voor die ene vacature. De eerste minuten zijn cruciaal in het gesprek, want een eerste indruk maak je maar eenmaal. Dé sleutel tot een voor jou succesvol sollicitatiegesprek is het maken van rapport. Rapport, uit te spreken als rappor, is een onderdeel van NLP en kun je jezelf aanleren.

Allereerst jouw motivatie en houding vooraf

Het stadium vóór het sollicitatiegesprek is een goede voorbereiding van jezelf. Deze voorbereiding geldt niet alleen de kennis van de organisatie waarbij je solliciteert en de vacature waar je oog op gevallen is, maar ook van jezelf als uniek mens. Er zijn honderden, zo niet duizenden boeken verschenen die allerlei tips geven om goed gemotiveerd te zijn. In Nederland is dr. Ben Tiggelaar een belangrijke vertegenwoordiger van de motivatiepsychologie, waarbij academisch ondervonden wetenschap toegepast wordt in het alledaagse leven. In zijn boeken 'Dromen Durven Doen' uit 2005 en 'Dit wordt jouw jaar!" uit 2011 gaat het er om zodanig nieuw gedrag te vertonen waardoor jij je levensdoelen gaat bereiken. In de Verenigde Staten zijn mensen als Napoleon Hill (1883-1970) en Anthony Robbins (geboren in 1960) belangrijke exponenten van zelfhulpcoaches en de gedachte dat je zelf grotendeels verantwoordelijk bent voor het falen en succes in je leven. Ook de Amerikaan Martin Seligman (geboren in 1942) heeft een belangrijke bijdrage geleverd in 'de positieve psychologie' door onderzoek te doen naar het fenomeen van optimisme. Hij stelt dat een optimistische levenshouding een keuze is, en dat het aan te leren is. Verder zijn optimistische mensen een stuk succesvoller dan pessimistische mensen. In 1991 publiceerde Seligman zijn boek "Learned optimism: How to Change your mind and Your Life, vertaald in het Nederlands als "Optimisme kun je leren'. Samengevat: je stapt goed voorbereid qua kennis van het bedrijf en vacature en met een optimistische levenshouding het sollicitatiegesprek in. Je hebt nu alleen nog kennis nodig van het fenomeen van rapport!

Wat is rapport en wat is het niet?

Wat is eigenlijk rapport en wat is het niet? Het is niet het misleiden van mensen op het misbruiken van je medemens! Het is ook geen kunstje uit het Neuro Linguïstisch Programmeren (NLP) om gewin te krijgen. In kern is rapport een wezenlijk contact maken met je menselijke medebroeders en -zusters. Rapport is een relatie die gekenmerkt wordt door onderlinge harmonie, begrip, vertrouwen en respect. Het is een levenshouding die niet alleen toe te passen is bij het voeren van een sollicitatiegesprek, maar altijd toepasbaar is, ongeacht wie je tegenkomt in het leven. Dit wil niet zeggen dat je alles accepteert of dat je met iedereen eens bent. Je houdt je eigen mening, je eigen voorkeuren, en je eigen levensfilosofie. Maar de relatie met je medemens is er dan één die gekenmerkt wordt door onderlinge harmonie, begrip, vertrouwen en respect. Hier is niets zweverig, manipulerend of misleidend aan. Je accepteert de ander volledig (nogmaals, dit is niet hetzelfde als goedkeuren!) en jij stemt jezelf af op die ander.

Een aantal definities van rapport

Rapport is te definiëren als:

• een vaardigheid om iemands aandacht op te wekken en vast te houden;
• een vaardigheid om bij de ander het gevoel te creëren dat je over deskundigheid beschikt om hem/haar te helpen bij de realisatie van zijn/haar doelen;
• het vermogen om het wereldbeeld van de ander te leren kennen, je erin te verplaatsen en deze volledig te respecteren.

Bij rapport gaat het dus erom dat je de ander volledig respecteert en accepteert wie hij of zij is, dat je echt geïnteresseerd bent in die ander en dat je bereid bent om jezelf in te leven in die ander en die ander vooruit te helpen in het leven. Om dit te kunnen doen is het van belang om rapport met die persoon te hebben, om dat tijdens de eerste kennismakingsgesprek op te bouwen, te onderhouden en uit te bouwen. Dit doe je door jezelf te gaan afstemmen op je gesprekspartner, jezelf te matchen met die ander.

Zaken die je voorafgaand aan het sollicitatiegesprek kunt matchen

Er zijn verschillende zaken waaraan je kunt denken om een goede afstemming met je gesprekspartners in het sollicitatiegesprek te verkrijgen. Een belangrijk aspect is je kleding. Het maakt nogal uit bij welke organisatie je je sollicitatiegesprek hebt. Heb je er één bij een klein reclamebureautje waar artistieke twintigers en dertigers werken of heb je het gesprek bij een overheidsorganisatie waar de gemiddelde personeelsleeftijd vijftig jaar is? Bij een gesprek met andere creatievelingen is uitgesproken kleding prima. Een rode broek, of een uitgesproken kleur van schoenen. Je zet jezelf neer als een uniek individu. Bij een overheidsorganisatie zal eerder met een vreemd gezicht naar uitgesproken kleding worden gekeken. Het beste is om regulier gekleed te gaan. Je kunt een paar dagen van te voren eens bij de vestiging waar je je gesprek hebt gaan staan en observeren hoe de mensen gekleed zijn. Waarschijnlijk zie je hier weinig mensen in pak, met "stropdas en jasje". Meestal is het hoger management wel zo gekleed, of externe ICT-projectleiders, maar de reguliere ambtenaren zijn casual gekleed. Bij een sollicitatiegesprek met een bank is een net pak wel aan te raden. Stem je kleding dus af op de organisatie waar je naar toe gaat. Als je het trouwens tegenstaat om een pak (voor hem) of mantelpak (voor haar) te dragen, en je bent niet bereid om hierover anders te denken en te voelen, kun je maar beter hier niet gaan werken.

Het eerste moment van kennismaking

Je krijgt maar één kans om een eerste indruk te maken. Een vriendelijk gezicht, een actieve houding (rechte rug), het geven van een stevige (maar niet te!) hand en iemand recht in de ogen aankijken zullen meestal leiden tot een eerste positieve indruk. De basis van het hebben van rapport is nu gelegd. Al gaande het sollicitatiegesprek is het van belang om dit rapport vast te houden en verder uit te breiden. Dit ga je doen door jezelf af te stemmen op je gesprekspartner. Deze afstemming kun je bereiken door o.a.:

• het overnemen van woorden van je gesprekspartner en deze zelf ook te gaan gebruiken
• het afstemmen van je lichaamstaal op die van de gesprekspartner. Dit kan door matching waarbij je een evenbeeld schept van die ander of door 'mirroring' (spiegelen) waarbij je je lichaamstaal spiegelt aan dat van de ander
• het gelijk hebben van je stemgebruik aan die van je medemens, zoals stemtonaliteit of praatsnelheid
• het herhalen van overtuigingen van de ander
• het gebruik van hetzelfde abstractieniveau als dat van jouw interviewer

Er zijn nog vele andere afstemmingszaken te bedenken waardoor er rapport tussen jou als sollicitant en de potentiële werkgever tot stand gebracht kan worden. Denk maar aan ademhaling, het gebruik van gebaren, de stand van je benen en het drinken van de aangeboden kop koffie of het glas water. Wees bewust van met wie je praat en stem jezelf op die ander af.

Tussentijds controleren en bijsturen van rapport

Als aan het begin van het sollicitatiegesprek rapport tot stand is gebracht is het zaak om dit ook gedurende het gesprek in stand te houden. Voor sommige mensen zal dit van nature gemakkelijk gaan, voor anderen is er een actieve houding voor nodig. Je weet nu hoe rapport tot stand wordt gebracht, en daarmee weet je ook waarop je tijdens het sollicitatiegesprek moet letten om te weten of het nog aanwezig is. Verbale indicatoren zijn overtuigingen die ter tafel gebracht worden ('hard werken is een deugd') of gemeenschappelijke overeenkomsten die besproken worden ('het coachen bij een sportvereniging'). Non-verbale indicatoren zijn de lichaamshouding van de ander, de ademhaling, de tonaliteit, volume en tempo van stemgebruik, of het gebruik van gebaren met armen en voeten. Zodra je ziet dat het rapport verbroken is, ga je jezelf weer afstemmen op je gesprekspartner. Het rapport probeer je te behouden tot aan het afscheid en daarmee beëindiging van het sollicitatiegesprek.

Ten slotte

Het doel van het sollicitatiegesprek is natuurlijk om aangenomen te worden. Voor de meesten van ons moet er dagelijks brood op de plank komen en velen verdienen dit bij een werkgever. Daarnaast is het natuurlijk van belang om ook daar te komen werken waar je je op je gemak voelt, daar waar je je thuis voelt. Jezelf en je nieuwe werkgever hebben er niets aan als na een paar maanden blijkt dat je je helemaal niet thuis voelt. Solliciteer bij werkgevers waar je jezelf helemaal ziet werken en rapport maken is daarbij niets anders dan optimaal je best doen om de door jouw gewenste doelen te behalen. En daar is niets mis mee.